چالش‌های صدور فاکتور از مرحله توزیع زنجیره تامین در شرکت‌های پخش

یکی از صنایع بزرگ در حال پیشرفت ، چه در کشور ما و چه در دنیا ، صنعت پخش  و زنجیره ی تامین کالا در دنیای FMCG است. یکی از حلقه های زنجیره تامین ، حلقه ی توزیع است که امروزه اهمیت وصول سریع و بی دردسر کالا از کارخانه به مصرف کننده ی نهایی و رقابت بین تولیدکنندگان برای کسب سهم بیشتری از بازار ، باعث شده ارزش این حلقه دو چندان شود. عملاً تولیدکننده ای که فرآیند توزیع موثر و قدرتمندی نداشته باشد ، به مرور سهم بازار خود را به رقبا واگذاری خواهد کرد ، چرا که رقبا با داشتن مکانیزم های قدرتمند و سریع در حلقه توزیع ، کالاهای تولید شده ی خود را زودتر به دست مصرف کننده ی نهایی می رسانند. بنابراین حلقه توزیع یک نقطه فوق العاده استراتژیک برای شرکت های تولید کننده در زنجیره تامین است. بعضاً شرکت های تولید کننده خود نسبت به ایجاد شرکت پخش و توسعه ی زیرساخت های آن اقدام می کنند. شرکت هایی مانند بانی چاو ایرانیان از گروه سولیکو ( کاله ) و گل پخش اول از گروه صنعتی گلرنگ ، نمونه هایی از این دست شرکت ها هستند. برخی دیگر از تولیدکنندگان نیز حلقه ی استراتژیک توزیع را به شرکت های غیر واگذار کرده و اصطلاحاً برون سپاری می کنند.

همان گونه که قبلاً ذکر شد ، حلقه توزیع یک نقطه استراتژیک است و چالش ها و مصائب گوناگونی را دارد. یکی از این چالش ها، مدیریت هزینه است. هزینه هایی که در حلقه ی توزیع به شرکت های پخش تحمیل می شود ، بدون مدیریت آن می تواند خسارات جبران ناپذیری را به کل مجموعه وارد نماید. هزینه های آشکاری مانند حقوق پرسنل و یا سوخت ماشین های حمل ( کامیون ها ) و همچنین هزینه های نهانی که اغلب لوجستیک هستند ، در مجموع هزینه هایی هستند که بدون مدیریت صحیح آن ها ، می توانند ضربه ی مهلکی به روند پیشرفت مجموعه وارد نمایند. یکی از این هزینه های آشکار ، هزینه ی صدور فاکتور می باشد. صدور فاکتور پخش تفکیک ناپذیری از چرخه ی تامین و حلقه توزیع می باشد. همانگونه که می دانیم پخش ها به دو صورت گرم و سرد می باشد که هر شرکتی ، بنا به نوع کالاها و استراتژی اخذ شده ، یکی از این روش ها را انتخاب می کند. اما در هر دو مورد ، مرحله صدور فاکتور وجود دارد.

مرحله صدور فاکتور به مرحله ای گفته می شود ، که در مرکز پخش ( پخش سرد ) فاکتور دو یا سه نسخه ای چاپ شده یک برگه ی فاکتور به دست راننده ماشین و یا مامور تحویل کالا داده می شود که حاوی مشخصات و آدرس مشتری و کالاهای خریداری شده توسط اوست. برگه ی دوم و سوم هم بنا به سیاست های اخذ شده تحویل حسابداری ( جهت امور مالیاتی ) و یا انبار ( جهت بایگانی های بعدی ) می شود.

این مرحله ، جز لاینفک هر چرخه توزیعی می باشد و از حساسیت فوق العاده بالایی برخوردار است. برای مثال اگر فقط یک ساعت فاکتور با تاخیر آماده و چاپ شود و نهایتاً به دست راننده داده شود ، معنای آن یک ساعت عقب افتادن از رقبا ، یک ساعت دیرتر رسیدن کالای تولید شده به ویترین فروشگاه و یک ساعت دیرتر رسیدن کالای تولید شده به دست مصرف کننده ی نهایی است. به این مصائب، هزینه های نهانی مانند بیکار ماندن راننده و مامور توزیع را نیز اضافه کنید !

حال شرکت پخشی را در نظر بگیرید که فقط در یکی از شعبات پخشش روزانه 2000 فاکتور 2 نسخه ای دارد. چنانچه بخواهد این فاکتورها را با پرینترهای لیزری چاپ کند ، عملاً باید 4000 برگ پرینت بگیرد. توجه داشته باشید که هر فاکتور 2 بار پرینت گرفته می شود ، یکی برای راننده ماشین و دیگری برای امور حسابداری. این بدین معناست که در مرکز پخش برای چاپ هر فاکتور 2 نسخه ای ، عملاً 2 برگ کاغذ ، 2 بار تونر ( کارتریج ) ، 2 بار درام ( قطعه تصویرساز ) ، 2 بار پیک‌آپ ، 2بار لیزر و 2 بار فیوزینگ ( قطعه تثبیت کننده تونر ) مصرف می شود. شایان ذکر است که فیوزینگ قسمتی است که با ایجاد مقاومت الکتریکی ، گرمای زیادی ایجاد می کند و در واقع 90% مصرف برق و توان الکتریکی پرینتر ، به این قسمت مربوط می شود که هزینه های نهان و تجمیعی دیگری دارد. شرکت های پخش از این هزینه ها جهت صدور فاکتور ناگزیر هستند. هزینه های مواد مصرفی و قطعات یدکی ، تعمیر و نگهداری و.... که باید یک حساب کتاب ساده ، متوجه می شویم هزینه ای بسیار هنگفت را به مجموعه تحمیل می نماید. شایان ذکر است کلیه چاپ های صورت گرفته توسط پرینترهای لیزری ، قابلیت پاک شدن و تغییر را دارند که ماهیت و اصالت فاکتور را از بین می برد!

حال برای کاهش این هزینه ها چه باید کرد ؟ چاره ی حذف کردن این هزینه ها چیست ؟ چگونه می شود با هزینه ی کم و سرعت بالا مرحله صدور فاکتور را به پایان رساند ؟ چگونه می توان از اصالت فاکتور نهایی که دست فروشگاه می رسد ، اطمینان حاصل نمود ؟

اینجاست که پرینترهای خطی وارد عمل می شوند. پرینترهای خطی به پرینترهایی گفته می شود که علاوه بر سرعت بالا در چاپ ، می توانند همزمان 1 تا 5 نسخه فاکتور را  با هزینه فوق العاده کم چاپ کنند. علاوه بر آن پرینترهای خطی هزینه نگهداری فوق العاده ناچیزی دارند. این پرینترها از مکانیزم چکشی در عرض کاغذ استفاده می کنند که اثر ضربه چکش بر روی ریبون ، جوهر آن را به تار و پود کاغذ وارد کرده و امکان تغییر یا پاک کردن آن را نیز از بین می برد. پرینترهای خطی ، پرینترهایی صنعتی هستند که برای حجم کاری متوسط به بالا ساخته شده اند. تکنولوژی پرینترهای خطی منحصراً مربوط به کمپانی Tally Genicom می باشد. ریبون تنها قطعه مصرفی دستگاه است که برای مثال در پرینتر خطی 6312 ، ریبون آن می تواند 70000 هزار فاکتور و در صورتی که فرض کنیم فاکتورها دو نسخه ای هستند ، 140000 برگ چاپ را چاپ نماید. چنانچه فاکتورها سه نسخه باشند این عدد به 210000 برگ هم افزایش می باید. پرینترهای خطی از کاغذهای بهم پیوسته به عنوان ورودی استفاده می کنند. کاغذهای بهم پیوسته در سه استاندارد 80 ستونی ، 100 ستونی و 136 ستونی تولید می شوند که بنا به سیاست ها و قالب فاکتورهای شرکت پخش ، انتخاب می گردد.

فقط در یک مثال ساده و مقایسه هزینه ریبون پرینتر خطی با تونر کارتریج پرینتر لیزری ، به سادگی متوجه اختلاف هزینه های پرینترها می شویم. بگونه ای که بعضاً در برخی از شرکت های پخش که پرینترهای خطی را جایگزین پرینتر لیزری کرده اند ، پس از گذشت 3 ماه ، پرینتر هزینه ی خرید خود را جبران کرده است !!!

شرکت واریان به عنوان نماینده انحصاری Tally در ایران ،  آمادگی دارد با هدف کاهش هزینه های چاپ و صدور فاکتور در مرحله صدور فاکتور چرخه توزیع ، و استقرار پرینتر خطی و یا حتی سوزنی پرسرعت ( در شعباتی که فاکتور فروش کمتری دارند ) ، طراحی فرم ، تامین کاغذ ،  آموزش کاربران و.... مشاوره های لازم را ارائه دهد.

همچنین این شرکت آمادگی دارد در ارائه خدمات پس از فروش ، با شرکت های پخش با SLAهای گوناگون ، قراردادهای پشتیبانی ببند تا شرکت های پخش علاوه بر بهره مندی از هزینه های پایین مرحله صدور فاکتور ، بابت خدمات پس از فروش هم آسودگی خاطر داشته باشند.